Zusammenfassung

Im Jahr 1996 waren verschiedene Textilhersteller aus Deutschland in einen Weltkonzern geschlüpft: Die COATS Ltd. Die wichtigsten Hersteller waren MEZ, Schachenmayr, OPTI. PRYM und weitere. Gleichzeitig sangen Unternehmensberater das Lied von den Segnungen des Business Process Re-Engineering und alle Welt war froh, aus den starken Fesseln einer IBM Großrechnerwelt endlich entkommen zu sein; allerdings waren die IT-technischen Grundausstattungen des Firmenzusammenschluss äußerst heterogen.

Die Grundidee war, nicht das Prinzip der Netzlaufwerke auszubauen, sondern eine Workflow-gestützte integrierte Lösung zu schaffen. Mir gefiel das Ansinnen der Firma, denn Ähnliches mahnte ich als den kommenden Vorteil schon seit mehreren Jahren; quasi IT als das Förderband der Informationen.

COATS gab mir ein Jahr als Zeithorizont, die Aufgabe zu lösen, ein „Intranet“ zu erzeugen und alle zentraleuropäischen Firmen darin einzubinden mit besonderem Schwerpunkt auf COATS MEZ und COATS Opti.

Die Aufgabe wurde zur vollsten Zufriedenheit des Kunden gelöst.

Hintergründe

Obwohl COATS in meine Referenz schon damals den Begriff "Intranet" einfließen ließ, war der Begriff technisch ungenau und würde auch heute falsch verstanden. Die Aufgabenstellung war ja auch klar, dass es um strukturierten Informationsaustausch untereinander sowie zwischen den Unternehmen zu gehen hat. Dabei konnte man unter die vorhandenen Plattformen sowohl den IBM Großrechner (von der 4381 auf die AS400) genauso zählen, wie die unterschiedlichen Novell Netzwerke der Versionen 3 und 4 mit den Protokollen IPX/SPX.

Für die Abwicklungen der industriellen Bestellung war Edifact mit Datenaustausch per Modem eingerichtet.

Ich habe in einem Management-Meeting anhand des Produktes Microsoft Exchange 1.0 vorgeführt und die Kaufoption Lotus Notes oder Microsoft Exchange bevorschlagt. Man entschied sich für den Lieferanten Lotus.

Dieses Vorgehen, zwei Systeme in solchen Meetings vorzuschlagen, bei denen die Möglichkeiten durch einen Showcase vorgeführt werden und dem Kunden die Hersteller-Entscheidung frei überlassen zu können, trotzt mir aber eine ungeheure Flexibilität im Lernen neuer Technologien ab, eine Bereitschaft, die zwar selten anzutreffen ist, die mir aber Freude bereitet und Ehrgeiz weckt.

Beide bevorschlagten Systeme (Lotus und Microsoft) unterstützten damals die zur Verfügung stehenden Modems und die analogen oder digitalen Telefonleitungen; die Anbindung an das weltweite E-Mailsystem wurde über CompuServe erreicht.

Man schloß im Idealfall seinen Laptop per Modem an das Telefon an, drücke auf einen Knopf, Lotus Notes wählte sich ein und startete die sogenannte Replikation der Datenbanken, was bei Exchange damals mit den öffentlichen Ordnern und deren Anwendungen abgebildet wurde.

Herausforderungen

Die größte Herausforderung war allerdings kaum die Technik, noch weniger die Schulungen zur Bedienung des neuen Systems, auch nicht die sogenannten "Roll-Outs", sondern das Hineintragen der Idee des Workflows in das Management. In 1996 war im Finanzen-Management schon ein recht fortgeschrittenes Expertentum wenigstens bei Microsoft Excel vorhanden, ansonsten konnte man vereinzelt privat erworbene PC-Kenntnisse beobachten, insofern ist es verständlichenn meine Workflow-Vorstellungen dann einerseits mit beängstigendem Staunen gehört wurden, andererseits aber auch schon argwöhnisch als Entmachtungsinstrumentangesehen worden ist.

Genau dann "baut" man einen Showcase, einen ersten Workflow, der aber schon die Eigenschaft hatte, eine spürbare Beschleunigung der Prozesse nachzuweisen. Es wird darum auch nicht wundern, wenn ein Produktentwickler wie ich sich einen Produktentwicklungsprozess vornimmt. Im konkreten Fall den Entwicklungsprozess von Reissverschlüssen bei Opti im Emsland. 

Um es vorweg zu nehmen, der neue Workflow schaffte es, dass Produkte in knapp einer Woche fertig waren, für die man früher sechs Wochen benötigte. Das ging aber nur, weil das Management seine "Entmachtung" akzeptierte. Die Entmachtung bestand darin, dass gewisse Prüfungen durch das System vorgenommen werden konnten und die Genehmigungsmappe damit deutlich kleiner wurde.

Die kuriosen Ergebnisse des Workflows: Die Entmachtung wurde mit Freude entgegen genommen und der Workflow als Showcase wurde so in den Produktivprozess übernommen und war über 7 Jahre im Dienst. Soviel zum Thema: Nichts lebt so lange wie Provisorien.

Bemerkenswertes

Die hohe Geschwindigkeit der Fertigstellung des Roll-Out kam daher, dass die Mitarbeiter viel Freude hatten, Ihr neues System wachsen zu sehen. Sie waren immer alle eingebunden; wir ein ein Kernteam gebildet, dessen Mitglieder aus allen Firmenbereichen stammten und alle bekamen eine fundierte Ausbildung bis in die Hintergründe der Anwendungsentwicklung unter Lotus Notes. Mit dieser Maßnahme multiplizierte sich die Anzahl der aktiven Befürworter.

Fast verschämt muß ich gestehen, nur einen sehr rudimentären Projektplan gemacht zu haben; da wir aber alle genau wussten, wohin wir wollten, waren auch die Überwindung von Schwierigkeiten zwar lästige aber bewältigbare Aufgaben.

Ergebnis

Im Ergebnis war Coats angeschlossen an das Internet Mail-System, hatte hinreichend Firewalls und Sicherungsmethoden, war im Web vertreten, das Management hatte Laptop-Anschluß, es gab interne Workflows mit Verkürzung der benötigten Entwicklungszeit auf ein Drittel, verstanden worauf es ankam und ein wohlausgebildetes Betreuungsteam.

Die Laufzeit des Projekts war auf ein Jahr festgesetzt; dieser Rahmen würde ohne Verzug eingehalten und die vereinbarten Leistungen waren geliefert.

Auszug aus der Referenz

"in dieser Funktion berichtete der Consultant direkt an die Geschäftsleitung des Unternehmens. Sein Aufgabengebiet umfaßte die Schaffung eines Kommunikationssystems für alle zentraleuropäischen Standorte des Konzerns. Nach kurzer Einarbeitung identifizierte der Consultant einen exzellenten Lösungsansatz, um die innerbetrieblichen Abläufe durch zeitgemäße Kommunikations- und Workflowmethoden zu stützen. Der Consultant hat mit strategischem Geschick die Erlaubnis des Konzerns erwirkt, Lotus Notes als Instrument nutzen zu können und an das weltweite cc:Mail-System anzuschließen. Er etablierte eine Arbeitsgruppe zur Erarbeitung von Lösungen, initiierte die Schulungen und baute das System auf, das nach kurzer Zeit in einen störungsfreien Betrieb überging. Der Consultant implementierte das System ebenfalls bei unserer Schwesterfirma. Der Consultant hat wesentlich dazu beigetragen, daß der Dialog zwischen den Abteilungen und innerhalb des europäischen Bereiches im Blick auf Unternehmenskommunikation erfolgreich aufgenommen werden konnte. Der Consultant zeigte stets überdurchscnittliches Engagement, hervorzuheben ist seine Fähigkeit, komplexe Sachverhalte in praxisgerechte Lösungen zu überführen. Seine Arbeitsweise war stets außerordentlich planvoll und zweckgerichtet und von großer Übersicht geprägt. Er war für seine Aufgaben fachlich und menschlich außerordentlich befähigt und den Belastungen und Anforderungen dieser anspruchsvollen Position stets in vollem Umfang gewachsen. Als Vorgesetzter besaß der Consultant die notwendige Konsequenz, natürliche Autorität und die organisatorischen Fähigkeiten, mitarbeiter anzuleiten und erfolgreich zu führen. Seine Aufgaben hat er stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Bei der Geschäftsführung, beim Management und bei den Mitarbeitern war er stets sehr anerkannt, geschätzt und beliebt. Wir danken dem Consultant für seine stets sehr gute Leistung und wünschen ihm für seine Zukunft sowohl beruflich als persönlich alles Gute."